Прежде чем мы продолжим погружение в тему управления проектами, я хочу рассказать вам о том, как организована работа на этом Импульсе.

В дополнительных материалах Импульса вам предоставлен доступ к рабочей тетради в формате Google Docs, в которой представлены все необходимые материалы, ссылки и собственно рабочее пространство, где мы будем выполнять наши практические задания.

Помимо этого нам понадобится доска для совместной работы. Я предлагаю использовать виртуальную доску Миро.

Во время работы над Импульсом, к вашей рабочей тетради будет доступ только у Вас и вы сможете использовать наработанные материалы для формирования других проектов по уже отработанной технологии.

Ну, и конечно-же, в конце Импульса, мы представим вам запись этой презентации и все демонстрационные материалы: в вашем распоряжении останется полезный практический инструмент - рабочая тетрадь, с которой вы будете работать на протяжении всего Импульса. Эти материалы помогут вам самостоятельно создавать эффективную методику формирования и реализации ваших проектов в будущем.

Теперь я прошу вас выбрать один самый актуальный для вашего бизнеса проект.

Для начала давайте определимся что такое проект и какой проект лучше всего подойдет для вашего обучающего Импульса. Есть четыре общепризнанных характеристики: проект должен достигать конкретных целей, иметь начало и конец, а также быть в определенной степени неповторимым и уникальным.

Важно чтобы проект состоял из взаимосвязанных действий. То есть действие или работа не может начаться до того, пока не будет выполнена другая работа. Например начать монтаж оборудования нельзя без выполнения проектной документации. Для начала хорошо бы выбрать не очень большой проект состоящий из 10-15 работ или действий.

Исходя из этих характеристик, попробуйте подобрать самый актуальный на сегодняшний день для вашего бизнеса проект, написать его название, цель или результат, который вы хотите достичь. Важно на этом этапе определить действия, которые нужно реализовать для достижения результата по проекту и их продолжительность.

Для детальной проработки Импульса нам понадобится не менее двух часов.
Теперь самое время нажать на кнопку Бриф и приступить к первым практическим шагам.

Давайте попытаемся шаг за шагом разработать такой план, чтобы даже при сильном желании было сложно сорвать сроки и выйти за рамки бюджета.

Планирование любого проекта начинается с понимания всего процесса и это понимание наглядно можно представить в виде сетевого графика. Такое представление позволяет легко определить критические места и превентивно исключать возможность превышения сроков и бюджета.

Как я уже говорил в предыдущем блоке, одна из характеристик любого проекта это взаимосвязанные действия в его составе. Зависимость таких работ определяется связями. Чаще всего последовательными. Конкретная работа в проекте не может начаться пока не будет выполнена предыдущая. Например нельзя выточить деталь на станке прежде чем будет закуплен металл из которого эта деталь будет выточена. То есть для всех работ можно определить очередность выполнения.

Иногда встречаются более сложные взаимосвязи между работами, такие как например одна работа не может закончится раньше чем закончится другая или работа не может начаться раньше чем начнется взаимосвязанная, но такие связи мы для облегчения Импульса рассматривать сегодня не будем.

Вторая не менее важная характеристика для каждой работы это продолжительность. Любая работа выполняется в течении какого-то времени, и это время обычно несложно определить. Если работа не имеет временного отрезка, то ее принято называть событием или вехой. Например вехой может стать начало или окончание проекта, первая продажа или факт доставки материалов на объект.

Третья характеристика работ это необходимые ресурсы для ее выполнения. К ресурсам мы чаще всего относим деньги, но иногда необходимы и другие материалы. Все зависит от вида работ и специфики проекта.

И наконец четвертая характеристика - ответственный. Есть твердое правило в управлении проектами. Если у работы нет ответственного, то она с большой долей вероятности не будет выполнена, а практика это подтверждает в ста процентах случаев. Работу могут выполнять несколько человек, но ответственный должен быть один.

В брифе и во время разбора мы определили какие работы необходимо выполнить для реализации вашего проекта. Теперь давайте присвоим каждой работе характеристики - взаимосвязь с другими работами, продолжительность, ресурсы и ответственного. Имея эти данные можно приступать к формированию сетевого графика проекта.

---------

После составления сетевого графика, самое время рассчитать критический путь, который покажет нам самые важные работы, от сроков выполнения которых будет зависеть завершение проекта в целом.

Воспользовавшись таблицей и составленным сетевым графиком можно легко просчитать самое раннее и самое позднее начало выполнения каждой работы в зависимости от предыдущих. Так мы определим критические работы и критический путь в целом.

Для критических работ резерв времени равен нулю. Поэтому усилия менеджера проекта должны быть направлены в первую очередь на обеспечение своевременного выполнения этих работ.

Для некритических работ резерв времени больше нуля, что дает менеджеру возможность маневрировать временем их начала и используемыми ими ресурсами.

Давайте теперь определим критический путь для вашего проекта и выделим критические работы. Такой путь на графике выделяется красной линией.

В 1910 году Генри Гант предложил великолепную идею графического отображения этапов проекта в зависимости от времени. Он развернул обычную столбчатую диаграмму на 90 градусов и получился календарный график, который еще часто называют по его имени - диаграммой Ганта.


Этот формат отображения намного удобнее для ежедневной работы и отслеживания сроков чем сетевой график, по этому я предлагаю воспользоваться нашими наработками из предыдущего блока и преобразовать получившийся сетевой график в календарный.


Чтобы визуально отобразить график можно воспользоваться любой электронной таблицей или использовать специализированную программу календарного планирования. Ссылки на наиболее распространенные инструменты вы найдете у себя в рабочей тетради.


Для начала выберем масштаб времени и разделим его на отрезки. Это может быть час, день, неделя, месяц или даже год. Все зависит от специфики и общей продолжительности проекта, которую мы уже просчитали в сетевом графике. Каждый отрезок времени в календарном плане занимает один столбец. Например если проект предполагается реализовывать 3 месяца, то логичнее разделить временную шкалу на недели. То есть у нас будет 13 столбцов, обозначающих 13 недель проекта. Каждый столбик принято привязывать к конкретной дате календаря.

В строчках графика обычно размещаются работы. Каждая работа графически обозначается цветной линией, равной ее продолжительности и занимает свое место в календаре в соответствии с разработанным сетевым графиком. Работы, находящиеся на критическом пути сетевого графика в календарном выделяются ярким цветом. Иногда для удобства стрелками обозначаются связи между работами.


Если мы к календарному графику прибавим ответственного и ресурсы, то получим вполне информативный план проекта в графическом исполнении, привязанный к конкретным датам. Теперь осталось его распечатать, раздать всем исполнителям и заинтересованным лицам, а для себя повесить его на самом видном месте.
Теперь давайте перейдем к практической части Импульса и сформируем диаграмму Ганта для вашего проекта.

Прежде чем перейти к механизмам эффективной работы и контроля реализации проекта, я бы хотел рассказать про немаловажную особенность планирования денежных средств и ресурсов, необходимых для реализации проекта.

Обычно для успешного выполнения проекта наиболее важным ресурсом являются деньги. Поэтому для каждого проекта я советую разрабатывать график финансирования, ведь не всегда у вас в наличии есть вся сумма для реализации сразу и с другой стороны, не всегда деньги нужны всей суммой в один момент. График финансирования делается легче чем кажется. Имея понимание потребности денежных средств для каждой работы, можно написать сумму в той ячейке, когда эта сумма необходима. Например заработную плату нужно выплачивать ежемесячно, а оплата за поставку материалов нужно делать по факту доставки или вперед при заключении договора. Таким образом денежные средства распределяются по всему графику, и в итоге останется их только суммировать по каждому столбику, который в нашем графике обозначает конкретный период времени привязанный к календарной дате. Таким образом мы оценили объем необходимых денежных средств для каждого периода реализации проекта.

Ту-же операцию можно проделать и с другими ресурсами.

Иногда бывает полезным сгруппировать работы по ответственным и исполнителям, чтобы сформировать индивидуальные расписания для всех участников реализации проекта. Во-первых, это удобно для формирования повесток для рабочих совещаний по проекту. Во-вторых, каждый участник проекта чётко понимает свой функционал и может запланировать свою загрузку на период реализации проекта. Такое планирование во многом исключает авралы на работе и позволяет скорректировать ресурсы и время реализации проекта в зависимости от загрузки персонала.

Индивидуальные задачи удобно распределять в общем календаре или одной из специализированных облачных систем управления проектами.

Теперь давайте перейдем к практической части и составим график финансирования для вашего проекта.

Вы только-что составили план реализации вашего проекта, составили сетевой график, определили продолжительность, нашли критический путь и критичные для общего срока реализации работы. Составили календарный план и график финансирования, распределили задачи между ответственными и исполнителями. Все готово для начала. Настало время реализовать проект!

В этом блоке Импульса я расскажу как можно эффективно контролировать ход реализации проекта чтобы завершить его в срок и без превышения запланированного бюджета.

Перед тем как перейти к механизмам контроля, я бы хотел обозначить несколько правил реализации проекта.

Во-первых, осуществлять контроль реализации необходимо регулярно и системно. Практика показывает, что для слаженной работы команды необходимо проводить контроль работы над проектом хотя бы два раза в неделю, а то и чаще.

Во-вторых, план реализации проекта редко реализуется без изменений, по этой причине корректировку календаря и распределения задач необходимо проводить одновременно с контролем реализации так-же как минимум два раза в неделю. Во время внесения изменений нужно следить за тем, чтобы общий срок и бюджет проекта не изменялся.

В-третьих, особое внимание уделять работам критического пути. Они самые важные для реализации проекта. Я советую назначать на выполнение критичных работ самых проверенных и надежных руководителей и исполнителей.

В-четвертых, прогнозировать срывы поставок и реализации работ со стороны внешних организаций. К сожалению, в условиях российского рынка это является одним из самых частых факторов увеличения сроков и стоимости реализации проектов. На такие форс мажорные обстоятельства имейте обязательно план B и C. Если у вас есть возможность помочь спланировать работу над проектом для ваших поставщиков или партнеров, то обязательно сделайте это. Затратив час личного времени, вы сэкономите время, деньги и нервы на реализации своего проекта. Либо вы просто можете порекомендовать своим партнерам пройти этот Импульс. Это тоже хорошо работает.

Теперь давайте перейдем к механизмам контроля. Для начала давайте актуализируем наш график и обозначим на нем ход работ над проектом. Это необходимо делать каждый раз, желательно перед рабочим совещанием.

Проведите вертикальную линию на графике, которая соответствует сегодняшнему дню. Для каждой работы, которая оказалась перечеркнутой линией актуальной даты и для всех работ слева от нее, нужно проставить процент выполнения. Запросите у исполнителя отчет о выполнении и оцените завершенность работы от нуля до ста процентов. Нарисуйте внутри работы “градусник” выполнения.

Теперь визуально видно какая работа отстает от графика, какая идет в срок, а какая с опережением. Стоит отметить что не всегда опережение сроков выполнения отдельных работ положительно сказывается на общем ходе реализации проекта.

Можно даже посчитать среднее значение по всем работам и понять картину по проекту в целом. При этом для точности можно ввести весовые коэффициенты например по трудоемкости, чтобы итоговое значение точнее отражало актуальную картину. Такие показатели можно использовать в качестве KPI как для отдельных исполнителей, так и для команды в целом.

Теперь можно погрузиться в проблемные работы и выяснить что привело к отставанию или опережению плановых сроков и вовремя принимать меры по исправлению ситуации внутри проекта.
Чем чаще вы будете отслеживать ход выполнения работ и оперативно вмешиваться в проблемные вопросы, тем точнее к запланированным показателям сможете реализовать свой проект.

Я советую вам назначить исполнительного секретаря проекта, если это позволяют ваши ресурсы. Пусть он на ежедневной основе отслеживает ход выполнения проекта и актуализирует данные для всей команды.
А теперь настало время засучить рукава и приступить к реализации проекта.

Я буду благодарен, если вы оставите обратную связь и поделитесь с командой нашего Импульса результатами реализации вашего проекта.

Помимо этого для вас мы разработал еще несколько полезных Импульсов, на которых вы узнаете о том как создать эффективную стратегию работы предприятия, как нанимать лучших сотрудников, их мотивировать и делегировать им задачи. У нас есть Импульсы по налаживанию операционной деятельности и выстраиванию бизнес-процессов внутри компании. Разработаны программы по организации эффективной маркетинговой и финансовой деятельности внутри вашего бизнеса.

Если вам интересна одна или несколько из затронутых тем, то просто сообщите об этом вашему тьютору и он поможет вам записаться на интересующий Импульс.

А мне остается только попрощаться.

До свидания.