Вы только-что составили план реализации вашего проекта, составили сетевой график, определили продолжительность, нашли критический путь и критичные для общего срока реализации работы. Составили календарный план и график финансирования, распределили задачи между ответственными и исполнителями. Все готово для начала. Настало время реализовать проект!
В этом блоке Импульса я расскажу как можно эффективно контролировать ход реализации проекта чтобы завершить его в срок и без превышения запланированного бюджета.
Перед тем как перейти к механизмам контроля, я бы хотел обозначить несколько правил реализации проекта.
Во-первых, осуществлять контроль реализации необходимо регулярно и системно. Практика показывает, что для слаженной работы команды необходимо проводить контроль работы над проектом хотя бы два раза в неделю, а то и чаще.
Во-вторых, план реализации проекта редко реализуется без изменений, по этой причине корректировку календаря и распределения задач необходимо проводить одновременно с контролем реализации так-же как минимум два раза в неделю. Во время внесения изменений нужно следить за тем, чтобы общий срок и бюджет проекта не изменялся.
В-третьих, особое внимание уделять работам критического пути. Они самые важные для реализации проекта. Я советую назначать на выполнение критичных работ самых проверенных и надежных руководителей и исполнителей.
В-четвертых, прогнозировать срывы поставок и реализации работ со стороны внешних организаций. К сожалению, в условиях российского рынка это является одним из самых частых факторов увеличения сроков и стоимости реализации проектов. На такие форс мажорные обстоятельства имейте обязательно план B и C. Если у вас есть возможность помочь спланировать работу над проектом для ваших поставщиков или партнеров, то обязательно сделайте это. Затратив час личного времени, вы сэкономите время, деньги и нервы на реализации своего проекта. Либо вы просто можете порекомендовать своим партнерам пройти этот Импульс. Это тоже хорошо работает.
Теперь давайте перейдем к механизмам контроля. Для начала давайте актуализируем наш график и обозначим на нем ход работ над проектом. Это необходимо делать каждый раз, желательно перед рабочим совещанием.
Проведите вертикальную линию на графике, которая соответствует сегодняшнему дню. Для каждой работы, которая оказалась перечеркнутой линией актуальной даты и для всех работ слева от нее, нужно проставить процент выполнения. Запросите у исполнителя отчет о выполнении и оцените завершенность работы от нуля до ста процентов. Нарисуйте внутри работы “градусник” выполнения.
Теперь визуально видно какая работа отстает от графика, какая идет в срок, а какая с опережением. Стоит отметить что не всегда опережение сроков выполнения отдельных работ положительно сказывается на общем ходе реализации проекта.
Можно даже посчитать среднее значение по всем работам и понять картину по проекту в целом. При этом для точности можно ввести весовые коэффициенты например по трудоемкости, чтобы итоговое значение точнее отражало актуальную картину. Такие показатели можно использовать в качестве KPI как для отдельных исполнителей, так и для команды в целом.
Теперь можно погрузиться в проблемные работы и выяснить что привело к отставанию или опережению плановых сроков и вовремя принимать меры по исправлению ситуации внутри проекта.
Чем чаще вы будете отслеживать ход выполнения работ и оперативно вмешиваться в проблемные вопросы, тем точнее к запланированным показателям сможете реализовать свой проект.
Я советую вам назначить исполнительного секретаря проекта, если это позволяют ваши ресурсы. Пусть он на ежедневной основе отслеживает ход выполнения проекта и актуализирует данные для всей команды.
А теперь настало время засучить рукава и приступить к реализации проекта.
Я буду благодарен, если вы оставите обратную связь и поделитесь с командой нашего Импульса результатами реализации вашего проекта.
Помимо этого для вас мы разработал еще несколько полезных Импульсов, на которых вы узнаете о том как создать эффективную стратегию работы предприятия, как нанимать лучших сотрудников, их мотивировать и делегировать им задачи. У нас есть Импульсы по налаживанию операционной деятельности и выстраиванию бизнес-процессов внутри компании. Разработаны программы по организации эффективной маркетинговой и финансовой деятельности внутри вашего бизнеса.
Если вам интересна одна или несколько из затронутых тем, то просто сообщите об этом вашему тьютору и он поможет вам записаться на интересующий Импульс.
А мне остается только попрощаться.
До свидания.